【中小企業】「電話やFAXでの受発注、手間がかかる…」を解消！受発注業務効率化ツールの選び方
中小企業の受発注業務、こんな課題はありませんか？
日々発生する顧客からの受発注業務は、企業活動の根幹をなす重要なプロセスです。しかし、中小企業では、この受発注業務に多くの時間と手間がかかり、非効率さを感じている担当者の方も少なくないのではないでしょうか。
例えば、
- 顧客からの注文が電話やFAX、メールなど様々な方法で届き、集計や入力に時間がかかる
- 手入力によるミスが発生しやすく、その都度確認や修正に追われる
- 在庫や納期を確認するために、担当者間で何度もやり取りが必要になる
- 現在の受注状況や出荷進捗がリアルタイムで把握しにくい
- 過去の取引履歴を探すのに手間がかかる
- これらのルーチンワークに時間を取られ、本来注力すべき業務に集中できない
もし、上記のような課題に心当たりがあるなら、DXツールによる受発注業務の効率化を検討する時期かもしれません。
受発注業務効率化ツールとは？
受発注業務効率化ツールとは、文字通り、顧客からの注文受付から出荷、請求といった一連の受発注プロセスをデジタル化し、効率化するためのシステムやサービスです。従来の電話、FAX、紙、Excelなどで行っていたやり取りや管理を、Webベースのシステムやクラウドサービスに集約することで、業務の精度とスピードを向上させることができます。
主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
- Web/アプリからの注文受付: 顧客がPCやスマートフォンから簡単に注文できる仕組み
- 受注データの自動入力・連携: 注文情報がシステムに自動で取り込まれ、基幹システムなどと連携する機能
- 在庫・納期確認の自動化: 在庫情報と連携し、リアルタイムでの納期回答を支援する機能
- 進捗管理・見える化: 受注から出荷までの各段階の進捗状況をチーム全体で共有できる機能
- 履歴管理・検索: 過去の取引履歴を簡単に検索・確認できる機能
- 帳票作成の効率化: 受注伝票、出荷指示書、請求書などの自動作成・発行機能
これらの機能を活用することで、手作業による入力ミスや確認作業を減らし、担当者間の情報共有をスムーズにし、受発注プロセス全体を効率化することが期待できます。
受発注業務にツールを導入するメリット
受発注業務効率化ツールを導入することで、中小企業は様々なメリットを享受できます。
- 業務時間の短縮とコスト削減: 電話対応、手入力、FAX送信、書類整理といったアナログな作業時間を大幅に削減できます。これにより、人件費の抑制や、より付加価値の高い業務へのリソース配分が可能になります。
- 入力ミスや確認漏れの削減: システムによる自動処理や入力補助により、人為的なミスを減らすことができます。これにより、再出荷やクレームといった対応コストを削減し、顧客からの信頼維持につながります。
- 情報共有の迅速化と属人化解消: 受注状況や在庫、納期といった情報がシステム上で一元管理されるため、担当者間で容易に情報を共有できます。「あの件、誰に聞けば良いんだっけ？」といったやり取りが減り、担当者が不在でも状況を把握しやすくなります。これにより、業務の属人化解消にも貢献します。
- 顧客満足度の向上: 迅速かつ正確な納期回答や出荷手配が可能になることで、顧客からの信頼が高まり、顧客満足度の向上につながります。Webからの注文受付を導入すれば、顧客の利便性も向上します。
- 正確な現状把握とデータ活用: 受注データや売上データがシステムに蓄積されるため、リアルタイムで正確な経営状況を把握しやすくなります。これらのデータを分析することで、今後の販売戦略や在庫計画の策定にも役立てることができます。
ペルソナである山本さんのように、情報共有の課題やルーチン業務の非効率を感じている営業チームリーダーにとって、受発注業務の効率化はチーム全体の生産性向上に直結する重要な改善策となります。
中小企業が受発注業務効率化ツールを選ぶ際のポイント
「ITツールに詳しくないから、何を基準に選べば良いか分からない」と感じるかもしれません。中小企業が受発注業務効率化ツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮すると良いでしょう。
- 使いやすさ: 現場の担当者が抵抗なく日常的に使えるかどうかが最も重要です。操作画面は直感的か、入力は簡単か、必要な情報にすぐにアクセスできるかなどを確認しましょう。無料トライアルなどを活用して、実際に使ってみることをお勧めします。
- 必要な機能の過不足: 自社の受発注フローに必要な機能（例: 在庫連携、入金管理、特定の帳票出力形式など）が備わっているかを確認します。一方で、不要な高機能なツールは、使いこなしが難しくコストも高くなる傾向があります。自社の課題解決に直結する機能があるかを見極めることが大切です。
- 導入コストと運用コスト: 初期費用、月額利用料、サポート費用などを確認します。特に中小企業にとっては、無料プランがあるか、低コストでスモールスタートできるかが重要な判断基準となることがあります。費用対効果を慎重に検討しましょう。
- 既存システムとの連携: 現在使用している販売管理システム、会計システム、在庫管理システムなどとの連携が可能かどうかも確認ポイントです。連携できれば、データの二重入力を防ぎ、さらなる効率化が期待できます。
- サポート体制: 導入時や運用中に困ったことがあった場合に、どのようなサポートが受けられるかを確認しておきましょう。電話、メール、チャット、オンラインマニュアルなど、自社に合ったサポート体制があるかどうかも安心材料となります。
- セキュリティ: 顧客情報や取引情報といった重要なデータを扱うため、ツールのセキュリティ対策がしっかりしているかを確認することも忘れてはいけません。
導入を成功させるためのステップ
ツールを導入するだけでは、必ずしも業務効率化が実現するわけではありません。現場に定着させ、効果を最大限に引き出すためには、いくつかのステップを踏むことが推奨されます。
- 現状業務フローの洗い出し: まずは、現在の受発注業務の流れを正確に把握します。どこに非効率や課題があるのかを明確にすることで、ツール導入で解決したいポイントが明確になります。
- ツール選定とトライアル: 上記のポイントを踏まえ、複数のツールを比較検討します。可能であれば無料トライアルを利用し、実際の業務で使い勝手を確認することが重要です。現場の担当者の意見も聞きながら選定を進めましょう。
- 段階的な導入: 全ての業務を一度に切り替えるのではなく、まずは一部の機能や一部の顧客から試験的に導入するなど、段階的に進めることで、現場の混乱を最小限に抑えられます。
- 担当者への研修とフォロー: 新しいツールの使い方について、担当者への丁寧な研修が必要です。導入後も、不明点や困りごとがないか継続的にフォローすることで、ツールの定着率を高めることができます。
まとめ
中小企業における受発注業務の非効率は、日々の業務時間を圧迫し、入力ミスによるトラブルの原因となるなど、様々な課題を引き起こします。
受発注業務効率化ツールの導入は、これらの課題を解決し、業務時間短縮、ミス削減、情報共有の改善、そして最終的には顧客満足度向上と生産性向上に大きく貢献するDXの一歩となります。
「ITに詳しくない」「何から始めたら良いか分からない」と感じている担当者の方も、まずは自社の受発注業務のどこに課題があるかを具体的に洗い出し、ご紹介した選び方のポイントを参考に、使いやすく、必要な機能が備わったツールを探してみてはいかがでしょうか。無料プランやトライアルから始められるツールも多く存在します。
適切なツールを選び、着実に導入を進めることで、きっと日々の受発注業務がもっとスムーズに、そしてチーム全体の働き方がもっと効率的になるはずです。