中小企業の申請・承認業務を効率化！ワークフローツールの選び方と導入メリット
中小企業の申請・承認業務、こんな課題はありませんか？
日々の業務の中で、申請書を作成し、上司に提出し、承認を待つというプロセスは欠かせないものです。しかし、紙の書類で行っている場合や、システム化されていても使いにくい場合、以下のような課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
- 申請書を印刷し、担当部署に回覧するのに時間がかかる
- 誰が承認段階で止まっているのか分からず、状況を確認する手間が発生する
- 外出している上司の承認を得るために、郵送や持ち帰りを依頼する必要がある
- 過去の申請書を探すのに苦労する
- 申請書の保管場所に困る
- 不正やミスのチェックが人手に頼っており、漏れが発生しやすい
これらの課題は、業務のスピードを遅らせるだけでなく、書類作成や確認にかかる時間を増やし、本来注力すべき業務から私たちの時間とエネルギーを奪ってしまいます。特にチームリーダーとして、チーム全体の業務効率を上げたいと考えている方にとって、これらの非効率なルーチンワークは大きな悩みの一つでしょう。
ワークフローツールとは？申請・承認業務をどう変えるのか
このような申請・承認に関する課題を解決するために有効なツールが「ワークフローツール」です。ワークフローツールとは、社内で行われる様々な申請や承認プロセスを電子化し、効率的に管理するためのシステムです。
例えば、「経費精算」「休暇申請」「備品購入申請」「契約書承認」など、これまで紙やメールで行っていたやり取りを、ツール上で一元管理できるようになります。
ワークフローツールを導入することで、具体的に以下のような変化が期待できます。
- 申請・承認の迅速化: オンライン上で申請や承認が行えるため、物理的な移動や回覧が不要になり、時間や場所にとらわれずにスムーズに処理が進みます。スマートフォンから承認できるツールもあります。
- 業務状況の可視化: 誰のところで承認が止まっているのか、申請が今どの段階にあるのかがツール上で一目で確認できます。これにより、確認の手間が減り、催促なども効率的に行えます。
- ペーパーレス化の推進: 紙の書類が不要になるため、印刷代や保管スペースの削減につながります。また、環境負荷の低減にも貢献できます。
- 内部統制・コンプライアンスの強化: 承認ルートがシステムで固定され、承認履歴が自動的に記録されるため、不正やミスの防止につながります。いつ、誰が、何を承認したのかが明確に記録されるため、後から検証することも容易です。
- 検索・管理の効率化: 過去の申請書や承認履歴を簡単に検索・参照できます。必要な情報にすぐにアクセスできるため、探す手間がなくなります。
これらのメリットは、チーム全体の生産性向上に大きく貢献し、本来注力すべき顧客対応や営業活動に割く時間を増やせることにつながります。
中小企業がワークフローツールを選ぶ際のポイント
様々なワークフローツールがありますが、中小企業が自社に合ったツールを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。
1. 使いやすさ
ITツールに慣れていないメンバーが多いチームでもスムーズに使えるかどうかが非常に重要です。直感的に操作できるか、申請フォームの作成や承認ルートの設定が分かりやすいかなどを確認しましょう。無料トライアルなどを活用して、実際に使ってみることをおすすめします。
2. 導入のしやすさ・コスト
「何から始めて良いか分からない」という方にとって、導入のハードルが低いツールを選ぶことが大切です。クラウド型のツールであれば、自社でサーバーを用意する必要がなく、比較的簡単に導入できます。また、コスト面では、初期費用だけでなく月額費用を確認し、自社の予算に合うか検討します。従業員数に応じた料金プランや、無料プランが用意されているツールもありますので、まずは低コストで始められる選択肢を探してみるのも良いでしょう。
3. 自社の業務プロセスへの適合性
自社の申請・承認ルートや書類の種類に柔軟に対応できるかを確認します。複雑な承認ルートや、特殊な申請書式がある場合は、それらをツール上で再現できるかどうかが重要な選定ポイントとなります。
4. サポート体制
導入時や運用中に困ったことがあった際に、どのようなサポートが受けられるかも確認しておきましょう。電話やメールでのサポートがあるか、FAQやマニュアルが充実しているかなども、安心して利用するために重要です。
ワークフローツール導入の第一歩を踏み出すために
ワークフローツールの導入は、中小企業の業務効率を大きく向上させる可能性を秘めています。特に、申請・承認業務に時間や手間がかかっていると感じているチームや部署では、その効果を実感しやすいでしょう。
まずは、自社の申請・承認業務のどこに最も課題があるのかを具体的に洗い出すことから始めてみてください。そして、その課題解決に焦点を当ててツールを選び、小規模な申請（例：休暇申請のみ）から試験的に導入してみる「スモールスタート」も有効な方法です。
様々なツールを比較検討し、自社に最適なワークフローツールを見つけることが、業務効率化、ひいてはチーム全体の生産性向上への第一歩となるはずです。この情報が、貴社のDX推進の一助となれば幸いです。