【中小企業】属人化をなくす！営業案件管理ツールでチームの進捗を見える化
営業チームの「今どうなってる？」を解消！案件管理ツールの力
中小企業の営業チームでは、「担当者しか案件の進捗が分からない」「あの顧客の情報、誰か知らない？」といった情報共有の課題がしばしば発生します。特定の人に情報が集中し、「属人化」が進んでしまうと、担当者不在時の対応に困ったり、チーム全体の状況が把握できなかったりして、営業活動の効率低下や機会損失につながりかねません。
日々のルーチン業務に追われながらも、「もっとチームで協力して成果を出したい」「お客様への対応漏れをなくしたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。このような課題を解決するための一歩として注目されているのが「案件管理ツール」です。
本記事では、中小企業の営業チームが案件管理ツールを導入することで得られるメリット、そして自社に合ったツールを選ぶためのポイントを分かりやすく解説します。
案件管理ツールとは？SFAやCRMとの違い
案件管理ツールとは、個々の営業案件（見込み顧客へのアプローチから受注までのプロセス）に関する情報を一元管理し、進捗状況を可視化するためのシステムです。
主な機能としては、以下の点が挙げられます。
- 案件情報の登録: 顧客名、案件名、予測売上、確度、担当者、期日などの基本情報を登録します。
- ステータス管理: 案件が「アプローチ中」「提案中」「交渉中」といったどの段階にあるかを管理します。
- 活動履歴の記録: 顧客との面談、電話、メールなどのやり取りの履歴を残します。
- タスク・TODO管理: 案件に関連する個別のタスクやネクストアクションを設定し、リマインダーを受け取ることができます。
- レポート・集計: チーム全体の案件状況や売上予測などを集計し、グラフなどで表示します。
「SFA（営業支援システム）」や「CRM（顧客関係管理システム）」といったツールも顧客や営業に関する情報を管理しますが、案件管理ツールは特に「個々の案件の進捗状況を把握し、管理すること」に焦点を当てている場合が多いです。SFAは案件管理を含む営業活動全般を、CRMは顧客との関係性全体を管理対象とします。中小企業にとっては、まず案件管理機能に絞ったツールから導入し、必要に応じてSFAやCRMへとステップアップしていくことも一つの方法です。
案件管理ツール導入で営業チームはどう変わるか？メリットを解説
案件管理ツールを導入することで、山本さんのような営業チームリーダーやそのチームメンバーは、日々の業務において以下のような変化を実感できる可能性があります。
1. 案件状況の「見える化」で「今どうなってる？」が解消される
各メンバーが抱える案件のリストや進捗状況がツール上で一覧できるようになります。「〇〇さんの△△案件って、今どういう状況だっけ？」と個別に聞かなくても、ツールを見れば最新の情報が把握できます。これにより、チームリーダーは適切なタイミングでアドバイスを送ったり、メンバーは他の案件状況を参考にしたりすることが容易になります。
2. 情報の一元化・共有で属人化を防ぎ、スムーズな連携が可能に
顧客情報、過去のやり取り、提案資料の履歴などが案件に紐づいてツール上に集約されます。これにより、担当者が休暇を取っている場合や、急な引き継ぎが必要になった場合でも、他のメンバーがツールを確認すればすぐに状況を把握し、対応できるようになります。特定の個人しか情報を持っていない、という状態が解消され、チームとしての対応力が向上します。
3. チーム全体の状況把握で戦略的なアプローチが可能に
チーム全体の案件数、各フェーズにある案件の割合、滞留している案件などがデータとして可視化されます。これにより、チーム全体のボトルネックがどこにあるのかを把握しやすくなり、より戦略的な営業活動やリソース配分が可能になります。
4. 報告業務の効率化とデータに基づいた上司への報告
多くの案件管理ツールでは、日々の活動や進捗状況をツールに入力することで、それが自動的にチーム内で共有されたり、レポートとして集計されたりします。これにより、別途日報を作成する手間が省ける場合があります。また、具体的なデータに基づいてチームの状況やツールの導入効果を説明できるようになるため、上司への報告やさらなるDX推進の提案も行いやすくなるでしょう。
5. 営業プロセスの改善と予測精度の向上
案件の進捗データが蓄積されることで、どの段階で案件が停滞しやすいか、どのような活動が受注につながりやすいかなどを分析できるようになります。これにより、営業プロセス自体の見直しや改善を進めることが可能になります。また、各案件の確度やステータスに基づいて、より精度の高い売上予測を立てることも期待できます。
中小企業が案件管理ツールを選ぶ際のポイント
数多くの案件管理ツールの中から、自社に合ったものを選ぶためには、以下の点を考慮することが重要です。
1. 使いやすさ
ITツールに慣れていないメンバーが多い場合でも、直感的に操作できるか、画面が見やすいかといった「使いやすさ」は非常に重要なポイントです。無料トライアルなどを活用して、実際にチームメンバーに使ってもらい、意見を聞くことをおすすめします。
2. 自社の営業プロセスに合っているか
現在の自社の営業の流れ（問い合わせ→初回面談→提案→クロージングなど）に合わせて、案件のステータスを自由に設定できるかなど、柔軟性があるかを確認しましょう。多機能すぎるツールよりも、自社のシンプルなプロセスにフィットするツールの方が、かえって定着しやすい場合もあります。
3. 導入のしやすさとコスト
専門知識がなくても設定できるか、初期費用や月額費用は予算に合うかを確認します。無料プランや低コストで始められるツールも多く存在します。まずは小規模なチームや特定の案件で試せるかどうかも選定のポイントになります。既存の顧客リストなどをCSV形式などで簡単にインポートできるかも確認しておくと良いでしょう。
4. 必要な連携機能があるか
現在利用しているメール、カレンダー、チャットツールなどと連携できると、さらに便利に活用できます。例えば、カレンダーに登録した面談予定と案件情報を紐づけたり、ツールからの通知をチャットで受け取ったりできると、情報が分散せず効率的です。
5. サポート体制
導入時や運用中に不明点が出てきた際に、電話やメール、チャットでのサポートが受けられるかどうかも確認しておきましょう。IT専任者がいない中小企業にとって、手厚いサポートはツールの定着に大きく影響します。
まとめ：案件管理でチーム力を底上げし、DX推進の一歩を踏み出す
営業チームにおける案件管理の属人化や情報共有の不足は、多くの要因が絡み合った複雑な課題のように感じられるかもしれません。しかし、案件管理ツールのようなDXツールを導入することで、これらの課題に対して具体的な一歩を踏み出すことができます。
案件状況の「見える化」は、チーム内のコミュニケーションを促進し、お互いの状況を理解し合うきっかけとなります。情報の一元化は、個人の負担を減らし、チーム全体の対応力を高めます。
「何から始めて良いか分からない」と感じている場合でも、まずは自社の営業プロセスを整理し、最も解決したい課題（例：「失注した案件の原因が分からない」「担当者不在時の対応に困る」など）を明確にすることから始めてみてください。そして、その課題解決に役立ちそうな案件管理ツールをいくつかピックアップし、無料トライアルなどを活用して実際に試してみることをお勧めします。
案件管理ツールの導入は、単にツールを入れるだけでなく、チームの情報共有の文化や営業プロセスを見直す良い機会となります。ぜひ、チーム全体の営業力強化とDX推進のために、案件管理ツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。