【中小企業】紙の書類をなくす！チームで共有できる書類管理ツールの選び方
中小企業における紙の書類が引き起こす課題
日々の業務の中で、紙の書類に囲まれていませんか？見積書、請求書、契約書、社内申請書類、お客様からの情報が書かれたメモなど、気づけばデスクの上が書類で埋まってしまうという経験は、多くの方がされているかもしれません。
中小企業では、紙の書類に関する様々な課題が発生しやすい状況があります。
- 必要な書類が見つからない: 「あの契約書、どこにしまったっけ？」「去年の会議資料が見たいんだけど…」書類を探すのに時間がかかり、業務が中断されてしまう。
- チームでの情報共有が難しい: 紙の書類は一部の人しか見られず、他のメンバーが必要な情報にすぐにアクセスできない。情報を伝えるためにコピーを取ったり、メールでスキャンを送ったりする手間が発生する。
- 紛失や持ち出しのリスク: 大切な書類を紛失したり、誤って持ち出してしまったりするリスクがある。情報漏洩のリスクも無視できません。
- 保管場所の確保とコスト: 増え続ける紙の書類を保管するために、オフィススペースが必要になり、その維持にコストがかかる。
- 印刷や郵送の手間とコスト: 書類を作成、印刷し、必要に応じて郵送するための時間とコストが発生する。
これらの課題は、特にチームでの連携が必要な業務において、非効率さやストレスの原因となります。情報共有がスムーズにいかず、顧客対応が遅れたり、営業機会を逃したりといった影響が出ることもあります。
書類管理ツール（ドキュメント管理システム）とは？
このような紙の書類や電子ファイルとして作成した書類を、一元的に管理し、効率的に活用できるようにするためのツールが「書類管理ツール」、または「ドキュメント管理システム」と呼ばれます。
書類管理ツールを導入することで、以下のような変化が期待できます。
- 検索性の向上: キーワードや日付などで簡単に書類を探せるようになり、探し物にかかる時間を大幅に削減できます。
- チームでの情報共有: 関係者がいつでも必要な書類にアクセスできるようになり、情報共有がスムーズになります。書類の「あの人しか知らない」という属人化を防ぎます。
- セキュリティ強化とリスク軽減: アクセス権限を設定したり、閲覧・編集履歴を管理したりすることで、情報漏洩や改ざんのリスクを減らせます。紙の書類のように紛失する心配もありません。
- 保管場所の削減: 書類をデータとして管理するため、物理的な保管スペースが不要になり、オフィスを有効活用できます。
- ペーパーレス化推進: 印刷や郵送の手間が減り、紙の使用量を削減できます。
「ITツールに詳しくないけれど、日々の業務を効率化したい」と考えている方にとって、書類管理ツールは、紙の書類にまつわる煩わしさを解消し、チームの働き方を変える第一歩となり得るツールです。
中小企業が書類管理ツールを選ぶ際のポイント
数ある書類管理ツールの中から、自社やチームに合ったものを選ぶためには、いくつかのポイントがあります。特にIT知識に自信がない方でも、以下の点を意識して選ぶと良いでしょう。
1. 使いやすさ
これが最も重要なポイントかもしれません。どんなに高機能なツールでも、チームのメンバーが抵抗なく使えるかどうかが鍵となります。
- 直感的な操作性: ファイルのアップロードや検索が、普段使っているファイル操作と同じような感覚でできるか確認しましょう。
- シンプルな画面構成: 余計な機能がなく、使いたい機能にすぐにアクセスできるデザインが望ましいです。
- モバイル対応: 外出先やテレワーク環境からでも、スマートフォンやタブレットで書類を確認・共有できると便利です。
無料トライアル期間を利用して、実際にチームメンバーに使ってもらい、操作感を確かめることをお勧めします。
2. 必要な機能が揃っているか
自社の書類管理で抱える課題を解決できる機能があるか確認しましょう。
- 高度な検索機能: ファイル名だけでなく、書類の内容（テキスト情報）まで検索できる機能（OCR機能と連携している場合など）があると、探し物が格段に楽になります。
- アクセス権限設定: 特定の部署やメンバーにだけ公開したい書類など、細かくアクセス制限を設定できるか確認しましょう。
- バージョン管理: 書類の更新履歴が残り、いつでも過去の状態に戻せる機能があると、共同作業や誤操作時にも安心です。
- ワークフロー連携（オプション）: 社内承認が必要な書類の場合、書類管理と申請・承認の流れを連携できるツールだと、さらに効率化できます。
すべての機能が必要とは限りません。まずは最低限必要な機能から検討し、将来的な拡張性も考慮すると良いでしょう。
3. セキュリティ対策
機密情報を含む書類を扱うため、セキュリティは非常に重要です。
- 通信の暗号化: データが送受信される際に暗号化されているか確認しましょう。
- アクセスログ管理: 誰がいつどの書類にアクセスしたか記録される機能があると、不正利用の早期発見につながります。
- データのバックアップ体制: 万が一の事態に備え、データが定期的にバックアップされているか確認しましょう。
- 認証制度の取得: 信頼できるセキュリティ基準を満たしているか、プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているかも判断材料になります。
4. 導入コストと運用コスト
中小企業にとって、コストは重要な検討要素です。
- 初期費用: 導入にあたって、特別な設備投資や設定費用が必要か確認しましょう。クラウド型のサービスであれば、比較的初期費用を抑えられる場合が多いです。
- 月額/年額費用: 利用人数や容量、機能によって費用が変動します。無料プランや、特定の機能に絞った安価なプランがあるかも確認しましょう。
- 無料トライアルの有無: 実際に使ってみて判断できる無料トライアル期間があるツールを選ぶと、導入失敗のリスクを減らせます。
低コストで始められるツールも増えていますので、予算に合わせて無理なく導入できるか検討してください。
5. サポート体制
ツールの操作で困ったときや、万が一トラブルが発生した際に、迅速にサポートを受けられるかも重要です。
- 日本語でのサポート: 日本語で問い合わせができるか、サポート体制が整っているか確認しましょう。
- 問い合わせ方法: 電話、メール、チャットなど、様々な問い合わせ方法があるか確認しましょう。
- Q&Aやヘルプドキュメント: 自分で調べて解決できるヘルプドキュメントが充実しているかもポイントです。
IT専任の担当者がいない場合でも、安心して使えるサポート体制があるか確認しておきましょう。
書類管理ツール導入によるチームでの活用イメージ
書類管理ツールを導入すると、日々の業務がどのように変わるでしょうか。
- 営業チーム: 過去の提案資料や契約書、顧客とのやり取りに関する書類を一元管理。外出先からでもタブレットで必要な情報にアクセスし、顧客との会話に活かせます。メンバー間で特定の書類を共有し、営業活動をスムーズに進めることができます。
- 経理・総務チーム: 請求書や領収書、社内申請書類などを電子化して管理。承認ワークフローと連携すれば、押印のためだけに出社する必要がなくなるかもしれません。過去の書類を探す時間も劇的に減ります。
- 全社共通: 社内規程やマニュアル、各種申請書式などを共有フォルダではなくツール上で管理。バージョン管理機能を使えば、常に最新版の書類をメンバー全員が確認できます。「古い書式を使ってしまった」といったミスを防ぎます。
このように、書類管理ツールは特定の部署だけでなく、チーム全体、さらには会社全体の情報共有と業務効率化に貢献します。
まとめ：紙の課題をツールで解決し、チームの生産性を高める
紙の書類にまつわる課題は、多くの企業、特に中小企業で共通の悩みです。書類を探す時間、共有の手間、保管のコスト、紛失のリスク...これらは日々の業務効率を確実に低下させています。
書類管理ツールを導入することは、単に紙をなくすだけでなく、情報へのアクセス性を高め、チーム内でのスムーズな情報共有を可能にし、結果として業務全体の生産性向上につながります。
「ITツールは難しそう」と感じるかもしれませんが、最近は中小企業でも導入しやすい、シンプルで使いやすいツールが増えています。まずは自社の「紙の書類」に関する具体的な困りごとをリストアップし、それを解決できそうなツールをいくつかピックアップして、無料トライアルから試してみてはいかがでしょうか。
紙の書類に縛られない、よりスマートで効率的な働き方を、書類管理ツールで実現しましょう。