【中小企業】「経費精算、もっとラクにならない？」を解決！経費精算効率化ツールの選び方と活用法
経費精算業務、こんなお悩みはありませんか？
日々の営業活動や出張に伴う経費精算は、多くの従業員にとって避けて通れない業務です。特に中小企業では、手書きの申請書や大量の領収書処理、複雑な承認プロセスなど、非効率なやり方が残っているケースも少なくありません。
チームリーダーとして、ご自身の経費精算はもちろん、メンバーからの申請処理やその後の進捗確認に時間を取られている方もいらっしゃるかもしれません。「もっとラクに、早く終わらせたい」「コア業務に集中したい」と感じているのであれば、それはDX（デジタルトランスフォーメーション）ツールによる改善が期待できる領域です。
この記事では、中小企業が経費精算の非効率を解消し、業務効率を大きく向上させるためのDXツールについて、そのメリット、主な機能、そして自社に合ったツールの選び方や導入のポイントを解説します。
中小企業によくある経費精算の課題
経費精算業務における具体的な非効率は多岐にわたります。例えば、以下のような課題が挙げられます。
- 申請者の負担:
- 紙の申請書に手書きで入力する手間
- 領収書を台紙に貼り付ける作業
- 交通費を路線図やウェブサイトで調べて計算する手間
- 申請書の承認状況が見えず、いつ精算されるか分からない不安
- 申請不備による差し戻しと再提出の手間
- 承認者の負担:
- 物理的な申請書を受け取り、内容を確認する時間
- 出張先や外出先で承認できない不便さ
- 他の業務の合間に承認作業を挟むことによる集中力の途切れ
- 経理担当者の負担:
- 大量の紙の申請書や領収書を処理・保管する手間
- 手入力による会計システムへのデータ転記作業とそれに伴う入力ミスのリスク
- 従業員からの問い合わせ対応
これらの課題は、単に個人の負担を増やすだけでなく、チーム全体の生産性を低下させ、会社の成長を妨げる要因ともなり得ます。
経費精算DXツールで解決できること
経費精算DXツール（経費精算システム）を導入することで、前述のような課題を大幅に改善できます。主なメリットは以下の通りです。
- 申請作業の劇的な簡略化: スマートフォンで領収書を撮影するだけで金額や日付が自動入力されたり、交通系ICカードの情報を取り込んで自動で交通費計算ができたりするため、入力の手間が大幅に削減されます。
- 承認フローの迅速化と見える化: オンライン上で申請・承認が行えるため、場所を選ばずに承認作業ができます。また、申請がどの段階にあるか進捗状況がリアルタイムで確認できるようになります。
- 経理担当者の負担軽減: 会計システムとの連携機能があれば、経費データの入力や転記が自動化され、経理業務にかかる時間を大幅に短縮できます。紙の書類を扱う量が減り、保管場所も不要になります。
- ペーパーレス化の推進: 申請から承認、データ保存までを電子化することで、紙の消費量や印刷コストを削減し、環境負荷も低減できます。
- 内部統制・ガバナンス強化: 経費規程に基づいたチェック機能や承認経路の設定により、不正申請を抑制し、ルールの遵守を徹底できます。
- 時間創出によるコア業務への集中: 経費精算にかけていた時間を削減することで、営業活動や顧客対応など、本来注力すべき業務に集中できるようになります。
経費精算ツールの主な機能
経費精算ツールには様々な種類がありますが、一般的に以下のような機能が備わっています。
- 領収書・請求書読み取り機能（OCR）: スマートフォンなどで撮影した領収書や請求書から、日付、金額、支払先などの情報を自動で読み取り、入力の手間を省きます。
- 交通系ICカード連携: ICカードリーダーやスマートフォンのNFC機能を使って、利用履歴を自動で取り込み、交通費申請を効率化します。
- 乗換案内連携: 乗換案内サービスと連携し、利用区間を入力するだけで運賃を自動計算します。
- ワークフロー設定: 会社の承認ルールに合わせて、申請経路や承認者を柔軟に設定できます。
- 会計システム・ERP連携: 利用している会計システムやERP（基幹業務システム）とデータを連携し、仕訳入力などを自動化します。
- スマートフォン・タブレット対応: モバイルアプリを提供しており、外出先や移動中でも申請・承認作業が行えます。
- 電子帳簿保存法対応: 法律で定められた要件を満たし、領収書などの電子保存に対応しています。
- 経費規程チェック機能: 会社の経費規程に沿わない申請があった場合にアラートを表示する機能です。
中小企業が経費精算ツールを選ぶ際のポイント
多くのツールがある中で、自社に最適なものを選ぶためには、以下の点を考慮することが重要です。
- ポイント1：使いやすさ
- 経費精算ツールを使うのは、経理担当者だけでなく、全従業員です。ITスキルが高くない従業員でも直感的に操作できるか、スマートフォンでの利用はスムーズかなど、現場の視点での使いやすさを重視しましょう。無料トライアルなどを活用して、実際に触ってみることをお勧めします。
- ポイント2：導入のしやすさ・サポート
- 専門のIT担当者がいない中小企業では、導入作業や運用中のトラブル対応に不安を感じるかもしれません。導入までのサポート体制は充実しているか、導入後の問い合わせ窓口は分かりやすいかなどを確認しましょう。クラウド型のツールであれば、比較的容易に導入できる場合が多いです。
- ポイント3：コスト
- ツールの利用料は、初期費用や月額料金など、様々な形式があります。従業員数に応じた料金プランや、無料プランがあるかなども確認し、費用対効果を検討します。ただし、安さだけで選ぶのではなく、必要な機能やサポートが含まれているかを見極めることが重要です。
- ポイント4：自社に必要な機能
- 自社の経費規程は複雑か、特定の会計システムと連携が必要か、海外出張が多いかなど、自社の経費精算ルールや運用に合わせて必要な機能をリストアップしましょう。多機能すぎるツールは使いこなせない可能性もあるため、本当に必要な機能が備わっているかを確認します。
- ポイント5：セキュリティ
- 経費情報は会社の重要なデータです。情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策がしっかりと行われているか、個人情報保護に関する認証などを取得しているかを確認しましょう。
経費精算ツール導入のステップと成功の秘訣
経費精算ツールをスムーズに導入し、効果を最大化するためには、計画的な進め方が重要です。
- 現状の課題整理とゴールの設定: 現在の経費精算業務における具体的な非効率な点や、ツール導入によって「どうなりたいか」（例: 申請・承認時間の〇〇%削減、経理の残業時間削減、ペーパーレス化率向上など）を明確にします。
- 情報収集と候補ツールの絞り込み: 上記の選び方のポイントを参考に、複数のツールについて情報収集し、自社に合った候補をいくつか選びます。
- 無料トライアルの実施: 候補ツールを実際に試用し、使いやすさや機能が自社の運用に合っているかを確認します。現場の担当者にも試してもらい、意見を聞くことが大切です。
- 社内での説明と協力体制の構築: ツール導入の目的やメリットを全従業員に説明し、協力を得るための場を設けます。特に、長年慣れ親しんだやり方を変えることに抵抗を感じる方もいるため、丁寧なコミュニケーションが必要です。経理部門との連携は不可欠です。
- スモールスタートの検討: 可能であれば、一部の部署や特定の経費項目から導入を開始し、効果測定や課題抽出を行い、徐々に展開していく方法も有効です。
成功の秘訣は、ツールを導入すること自体が目的ではなく、「経費精算の非効率を解消し、より生産性の高い働き方を実現すること」を共通認識とし、現場の声を反映しながら運用を改善していく点にあります。
まとめ：経費精算の非効率を解消し、コア業務に集中するために
中小企業において、経費精算業務は多くの時間と労力を要する非効率の温床となりがちです。しかし、適切なDXツールを導入することで、この状況を劇的に改善し、チーム全体の生産性を向上させることが可能です。
経費精算ツールの導入は、申請者である従業員、承認者であるチームリーダーや管理職、そして経理担当者の全員にとってメリットがあります。特に、日々のルーチン業務に追われ「もっとラクにならないか」と感じている方にとっては、具体的な解決策となり得ます。
ツールを選ぶ際は、自社の規模や経費ルールに合っているかはもちろん、現場の「使いやすさ」や導入・運用に関する「サポート体制」を重視することが重要です。無料トライアルなどを活用して、実際に試しながら比較検討を進めることをお勧めします。
経費精算の効率化は、単なる事務作業の改善に留まらず、従業員がより価値の高いコア業務に集中できる環境を作り出し、ひいては企業の成長に貢献するDXの一歩となります。ぜひ、この機会に経費精算業務の見直しとツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。