【中小企業】契約業務の非効率を解消！電子契約ツールの選び方と導入効果
中小企業の契約業務、こんな非効率はありませんか？
日々の業務の中で、契約書の作成、内容確認、印刷、製本、押印、郵送、そして受け取った契約書の保管…といった一連の契約業務に、多くの時間と手間がかかっていると感じることはありませんでしょうか。特に中小企業では、限られた人数で様々な業務を兼任していることも多く、このような定型的でありながら煩雑な作業が、本来集中すべき営業活動や顧客対応の時間を圧迫してしまうことも少なくありません。
さらに、
- 「あの契約書どこに保管したっけ？」と探すのに時間がかかる
- 契約締結までに時間がかかり、ビジネスチャンスを逃す可能性がある
- テレワーク環境下での押印や郵送が難しい
- 印紙税や郵送費などのコストがかさむ
といった課題もよく耳にします。
こうした契約業務の非効率を解消し、よりスピーディーかつ安全に契約を締結・管理するために有効なのが「電子契約ツール」です。
電子契約ツールとは？基本的な仕組みとメリット
電子契約ツールとは、紙媒体ではなく、電子ファイル（PDFなど）に電子署名を行うことで、法的効力を持つ契約をオンライン上で締結・管理できるサービスです。
その基本的な仕組みは、以下のようになっています。
- 契約書の作成・アップロード: 契約書を電子ファイル（PDFなど）で作成し、ツールにアップロードします。
- 署名依頼: 契約相手にツール上で署名（同意）を依頼します。
- 電子署名・タイムスタンプ: 契約当事者がオンライン上で内容を確認し、同意の意思表示（電子署名）を行います。この際、いつ、誰が署名したかを証明する情報（タイムスタンプ）が付与されます。
- 契約締結・保管: 双方の署名が完了すると契約締結となります。締結済みの契約書はツール上で安全に保管・管理されます。
電子契約ツールを導入することで、中小企業は以下のような様々なメリットを得ることができます。
- 業務効率化・時間短縮: 印刷、製本、押印、郵送といった物理的な作業が不要になり、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。遠方の取引先との契約もスピーディーに行えます。
- コスト削減: 印紙税が不要（※一部例外あり）になり、郵送費や印刷費、保管スペースにかかるコストを削減できます。
- コンプライアンス強化・セキュリティ向上: 電子署名とタイムスタンプにより、契約書の改ざんリスクを低減し、契約の有効性を証明しやすくなります。また、アクセス権限管理などにより情報漏洩リスクを抑えられます。
- 検索性向上: 契約書をデータで一元管理できるため、キーワード検索などで目的の契約書をすぐに見つけられます。
- テレワーク対応: 場所を選ばずに契約業務を行えるため、多様な働き方に対応できます。
これらのメリットは、ペルソナである山本花子さんのようなチームリーダーが、上司にツールの導入を提案する上で強力な説得材料となります。特にコスト削減や業務効率化といった具体的な効果は、経営層も関心を持ちやすいポイントです。
中小企業が電子契約ツールを選ぶ際のポイント
多くの電子契約ツールが登場しており、どれを選べば良いか迷うこともあるかもしれません。中小企業がツールを選ぶ際には、以下の点を考慮すると良いでしょう。
1. 使いやすさと導入のしやすさ
ITツールにそれほど詳しくない従業員でも直感的に操作できるか、画面は分かりやすいかといった「使いやすさ」は非常に重要です。また、既存の業務フローにスムーズに組み込めるか、導入時のサポートは充実しているかなども確認しましょう。無料トライアルがあるツールで実際に試してみることをお勧めします。
2. 費用体系
月額費用や初期費用、契約件数に応じた従量課金など、様々な料金プランがあります。自社の契約業務の頻度や規模に合わせて、無理なく続けられる料金体系かを確認しましょう。無料プランや、低コストで始められるプランがあるかも重要なポイントです。
3. 必要な機能が備わっているか
電子署名やタイムスタンプといった基本機能はもちろん、自社の業務に必要な機能があるかを確認します。例えば、
- 契約書作成・テンプレート機能: よく使う契約書のテンプレート作成や、ツール上での簡単な作成・編集機能
- 承認ワークフロー機能: 契約締結前の社内承認プロセスをツール上で完結できるか
- 契約書管理機能: 締結済み契約書の保管、検索、管理機能
- 他システム連携: 既存の顧客管理システム（CRM/SFA）やワークフローツールなどと連携できるか
ペルソナの課題である「ルーチン業務の非効率」を解消するためには、契約業務全体の流れを効率化できる機能を持つツールが望ましいと言えます。
4. セキュリティ体制
契約書は重要な機密情報を含むため、ツールのセキュリティ体制は必須の確認項目です。データの暗号化、アクセス制限、不正アクセス対策、災害対策などがしっかりと行われているかを確認しましょう。
5. サポート体制
導入時や運用中に不明点が生じた際に、日本語でのサポートを受けられるか、サポートの対応時間は適切かなども確認しておくと安心です。
電子契約ツール導入による具体的な効果のイメージ
電子契約ツールを導入することで、具体的にどのような効果が得られるのか、イメージしてみましょう。
- 契約締結までのリードタイム短縮: これまで数日～1週間かかっていた契約締結が、最短数分～当日中に完了することも可能になります。これにより、ビジネススピードが向上します。
- 印紙税の年間コスト削減: 印紙税対象となる契約書が多い企業ほど、電子化による印紙税削減効果は大きくなります。
- 郵送・印刷コスト、保管スペースの削減: 契約書を物理的にやり取り・保管する必要がなくなるため、これらのコストや場所が不要になります。
- 契約書の管理負担軽減: 契約書の検索や更新管理が容易になり、「どこにしまったか分からない」といった問題を解消できます。
これらの具体的な効果を数字で示すことができれば、上司への提案も通りやすくなるはずです。まずは現状の契約業務にかかる時間やコストを把握し、ツール導入後の削減効果を試算してみることをお勧めします。
まとめ
中小企業の契約業務における非効率は、ビジネススピードの低下やコスト増加につながる大きな課題です。電子契約ツールは、この課題を解決し、業務効率化、コスト削減、コンプライアンス強化といった多くのメリットをもたらします。
ツール選定にあたっては、自社の課題や規模、予算に合った「使いやすさ」「費用」「機能」「セキュリティ」「サポート」などを総合的に比較検討することが重要です。無料トライアルなどを活用して、実際にツールを試しながら、自社にとって最適なツールを見つけてください。
電子契約ツールの導入は、中小企業がDXを推進し、変化の速いビジネス環境に対応していくための一歩となるでしょう。