【中小企業】営業の日程調整、面倒くさいを解消！おすすめツールと選び方
営業の日程調整、もう「面倒くさい」を解消しませんか？
日々の営業活動で、顧客や社内外の関係者との打ち合わせ日程を調整する時間は、想像以上に多くを占めているかもしれません。「候補日を複数提示して、相手からの返信を待って、また再調整して...」。このやり取りに多くの時間を費やし、本来集中すべき営業活動の時間が削られていると感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
特に中小企業では、少人数のチームで複数の顧客を担当することも多く、一人ひとりの時間効率が業績に直結します。属人的な日程調整方法では、担当者の負担が増えるだけでなく、連絡ミスやダブルブッキングのリスクも高まります。
このような「日程調整の面倒くささ」は、最新のDXツールを活用することで大幅に解消できます。本記事では、中小企業の営業チームが日程調整にかかる時間と手間を削減し、より生産的な活動に集中できるようになるための日程調整ツールの選び方と活用方法をご紹介します。
日程調整ツールとは？なぜ中小企業におすすめなのか
日程調整ツールとは、Web上で自分の空き時間と相手の希望を自動で照合し、打ち合わせ可能な候補日を提示したり、そのまま日程を確定させたりできるツールです。自身のカレンダーツール（GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど）と連携させることで、リアルタイムの空き状況を反映させることができます。
中小企業に日程調整ツールがおすすめな理由は、主に以下の点です。
- 圧倒的な時間削減: これまでメールやチャットで何度もやり取りしていた手間が省け、数分で調整が完了します。これにより、空いた時間を他の重要な営業活動に充てることができます。
- ミスや手戻りの削減: 手作業による日程の入力ミスや、確認漏れによるダブルブッキングを防げます。
- 顧客満足度の向上: 顧客は提示された候補日から都合の良い日時を選ぶだけで済むため、煩雑なやり取りが不要になり、スムーズなコミュニケーションが実現します。
- 導入の手軽さ: クラウド型のツールが多く、特別なシステム構築は不要です。無料プランや低コストで始められるツールも豊富に存在します。
これらのメリットは、特に日々多くの顧客と接し、限られた時間で成果を最大化したい中小企業の営業チームにとって、非常に大きな効果をもたらします。
日程調整ツールでできること（主な機能）
日程調整ツールには、様々な便利機能があります。中小企業の営業活動において特に役立つ代表的な機能をご紹介します。
- カレンダー連携: Googleカレンダー、Outlookカレンダー、Appleカレンダーなど、普段利用しているカレンダーと連携し、自分の最新の予定を自動で反映させます。これにより、手動で空き時間を管理する手間がなくなります。
- 候補日の自動提案: 打ち合わせ時間や所要時間を設定すれば、カレンダーの空き状況に基づき、自動で複数の候補日を生成してくれます。
- URLでの共有: 生成された候補日をまとめた専用のURLを発行し、メールやチャットで相手に送るだけで、相手はアクセスして希望日時を選択できます。
- 日程確定とカレンダーへの自動登録: 相手が希望日時を選択すると、自動で日程が確定し、参加者全員のカレンダーに予定が登録されます。確認や再入力の手間が不要です。
- Web会議ツール連携: ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールと連携し、日程確定と同時に会議のURLを自動発行・通知する機能を持つツールもあります。オンラインでの打ち合わせが多い場合に便利です。
- 複数人での調整: チームメンバーなど、複数の参加者の空き時間を考慮して日程調整を行う機能です。チームでの会議や、担当者と上司が同席する打ち合わせなどの調整に役立ちます。
これらの機能を活用することで、これまでの煩雑な日程調整プロセスを効率化し、営業担当者がコア業務に集中できる環境を整えることが可能になります。
中小企業向け日程調整ツールの選び方
数多くの日程調整ツールが存在する中で、自社の営業チームに最適なツールを選ぶためには、以下のポイントを考慮することをおすすめします。
- 使いやすさ（チームメンバーにとって）: 営業担当者が日常的に利用するツールなので、操作画面が直感的で分かりやすいか、PCだけでなくスマートフォンからもスムーズに利用できるかなどが重要です。無料トライアルなどを活用して、実際に試してみるのが良いでしょう。
- 導入コストと料金体系: 月額料金やユーザー課金の有無など、自社の規模や予算に合った料金体系か確認しましょう。無料プランで試せるツールや、小規模チーム向けの安価なプランを提供しているツールもあります。コストパフォーマンスも重要な判断基準です。
- 普段利用しているツールとの連携: 利用中のカレンダーツール（Googleカレンダー、Outlookカレンダーなど）や、Zoom、Google MeetなどのWeb会議ツール、SFA/CRMツールなどとの連携機能があるか確認しましょう。連携がスムーズであるほど、業務効率化の効果が高まります。
- 必要な機能が揃っているか: 個人間の調整が多いのか、チームメンバーを含めた複数人での調整が多いのか、Web会議の利用頻度は高いかなど、自社の営業スタイルに必要な機能があるか見極めましょう。
- セキュリティ体制: 顧客情報や社内情報を取り扱う可能性があるため、セキュリティ対策がしっかりしているか確認することも大切です。プライバシーマークやISMS認証などを取得しているか、データの管理体制はどうなっているかなどを調べましょう。
これらのポイントを基に、いくつかのツールを比較検討することで、自社の状況に最も適した日程調整ツールを見つけることができるはずです。
具体的な日程調整ツール例
市場には様々な日程調整ツールがあります。ここでは、中小企業でも比較的手軽に導入・利用しやすい代表的なツールタイプやサービス名をいくつかご紹介します。（価格や機能は変更される可能性がありますので、最新情報は公式サイトでご確認ください。）
- 特定のカレンダーに特化したツール: GoogleカレンダーやOutlookカレンダーのユーザー向けに、そのカレンダー連携に最適化されたツールがあります。普段使っているカレンダーとの親和性が高く、スムーズに利用開始しやすい特徴があります。
- 高機能な法人向けツール: 複数人での調整機能や、チーム全体の予定を管理する機能、SFA/CRMツールとの連携など、営業組織全体の効率化を目指せる高機能なツールです。無料プランがなくとも、手頃な価格で試せるエントリープランを提供している場合があります。
- シンプルな無料・低価格ツール: 個人事業主や小規模チーム向けの、必要最低限の機能（カレンダー連携、URL発行、候補日提示など）に絞られた無料または安価なツールです。まずは手軽に日程調整ツールの効果を試してみたい場合に適しています。
具体的なツール名としては、例えば「TimeRex」「Cuore」「waaq link」「eeasy」「ScheduRise」などが挙げられます。これらのツールはそれぞれ特徴や料金体系が異なりますので、前述の「選び方」のポイントを参考に、自社に合いそうなものをいくつかピックアップして比較検討してみることをおすすめします。無料トライアル期間を活用して、実際の使い勝手を確認することも非常に有効です。
日程調整ツール導入で、チーム全体の時間効率アップを目指す
日程調整ツールの導入は、単に個人のタスクを楽にするだけでなく、営業チーム全体の時間効率を改善し、より多くの商談機会を生み出す可能性を秘めています。
例えば、チームメンバー全員がツールを使うことで、お互いの空き時間を把握しやすくなり、社内会議の調整もスムーズになります。また、顧客との日程調整にかかる時間が短縮されれば、その分顧客への提案準備やフォローアップに時間をかけられるようになり、顧客満足度の向上や成約率アップにも繋がるでしょう。
ツールを選ぶ際は、実際に利用する営業担当者の意見を聞きながら、操作性や必要な機能を検討することが成功の鍵となります。「まずは無料プランで試してみる」「特定のチームや個人から導入してみる」といったスモールスタートも可能です。
「何から始めて良いか分からない」と感じていた日程調整の非効率も、適切なツールを見つけることで必ず改善できます。ぜひ本記事を参考に、貴社の営業チームに合った日程調整ツールを探し始め、日々の「面倒くさい」を解消してください。